SENIOR MEETING & EVENTS COORDINATOR (BACKOFFICE)

Start per DIRECT

De stille kracht achter de schermen, en de baas over alles.

Bleyenberg is geen standaard locatie — en dit is geen standaard back-officefunctie. Als Senior Meeting & Events Coordinator (Backoffice) ben jij de strategische kracht achter de schermen, die de meest complexe en grootste evenementen beheert op onze vijf verdiepingen vol vergaderruimtes, zalen, karaoke booths en een rooftopbar. Jij zorgt dat elk detail, van de eerste klantvraag tot de laatste factuur, minutieus wordt afgehandeld, zodat de rest van het team met uiterste precisie kan uitvoeren. Je bent niet alleen bezig met het verwerken van aanvragen, je optimaliseert het proces en neemt de leiding.

BLEYENBERG = MEER DAN VERGADERZALEN

Bij Bleyenberg gebeurt alles tegelijk: vergaderingen, borrels, presentaties, private dinners, karaoke-uitjes, bedrijfsfeesten en zelfs bruiloften op de rooftop. Als senior teamlid sta jij midden in deze stroom. Je overziet het team en begeleidt hen, zodat aanvragen snel en professioneel worden afgehandeld.

Je bent het belangrijkste aanspreekpunt voor onze meest cruciale klanten, je bouwt duurzame relaties op en managet hun verwachtingen. Je zorgt ervoor dat elke boeking vlekkeloos is, elke offerte klopt en alle informatie helder wordt overgedragen aan het operationele team. Je bent commercieel ingesteld en signaleert proactief mogelijkheden voor upselling en strategische adviezen over hoe een voorstel nog aantrekkelijker kan worden gemaakt. Je bent verantwoordelijk voor evenementen van 2 tot 600 personen, van strakke boardroom meetings tot uitbundige bedrijfsfeesten, en van ministeries tot creatieve bureaus.

En ja — als de gasten naar huis gaan en alles is gelukt? Dan heb je nog energie over om een nummertje te zingen bij BLÊR. Omdat je een echte leider bent die van het werk houdt.

DIT GA JE DOEn

  • Leiden en managen van de gehele back-office workflow voor alle zakelijke aanvragen (vergaderingen, feesten, bedrijfsevenementen en alles ertussenin).

  • Fungeren als primair aanspreekpunt voor belangrijke accounts en opbouwen van sterke klantrelaties.

  • Creëren, beheren en opvolgen van complexe offertes in MICE Operations, met oog voor financiële controle.

  • Toezicht houden en optimaliseren van het boekingsproces, met naadloze communicatie en vlekkeloze overdrachten naar het operationele team.

  • Proactief adviseren en upsellen aan klanten, door kansen te benutten om hun evenementen te verbeteren.

  • Begeleiden en coachen van junior teamleden, door je expertise te delen en een hoog kwaliteitsniveau te waarborgen.

  • Strategisch meedenken en processen optimaliseren om efficiëntie en een hoge servicestandaard te waarborgen.

OVER JOU

  • Zeer ervaren in hospitality, evenementenmanagement of een gerelateerde administratieve rol (5+ jaar is een grote plus).

  • Sterke leiderschapsvaardigheden, met een bewezen track record in het begeleiden van anderen.

  • Uitstekend in communicatie, zowel schriftelijk als mondeling, met het vermogen om snel een band op te bouwen.

  • Extreem accuraat, oog voor detail, en uitstekend in administratieve en financiële taken.

  • Een strategische denker die graag processen optimaliseert.

  • Commercieel gedreven, met een talent voor het herkennen en benutten van kansen.

  • Stressbestendig, oplossingsgericht en een echte teamleider.

  • Ervaring met evenementenmanagementsystemen (kennis van MICE Operations is een aanzienlijk voordeel).

  • Beschikbaar voor 38 uur per week op locatie in Den Haag.

DIT KRIJG JE VAN ONS

  • Een contract voor 38 uur per week.

  • Start per direct.

  • Werken op kantoor bij de leukste plek van Den Haag (ja, boven de karaoke).

  • Een goed marktconform salaris.

  • 25 vakantiedagen (bij fulltime).

  • Gezellige borrels, karaoke-nights en de kans om écht mee te bouwen aan een groeiend concept.

  • Korte lijnen, een hecht team en veel verantwoordelijkheid vanaf dag één.